業務効率化の鍵！オフィスの整理整頓術！～デスク編～

• オフィス

2015.11.06

毎日忙しく過ごすオフィスワーカーの方であれば、「気が付いたらデスクがぐちゃぐちゃになっていた」ということは、誰しも経験のあることでしょう。整理整頓がされていない環境は、それだけで仕事の効率を下げてしまいます。そこで今回は、オフィスのデスク周りや書類を上手に整理整頓方法についてお伝えします。

デスク周りの整理整頓は効率的な仕事の第一歩

デスク上のスペースの広さは作業の効率にも関わる重要なポイント。ごちゃごちゃと散らかっていれば、それを片付けたりものを探したりといった手間がかかり、時間のロスにつながります。そのため、まずはデスク周りの整理整頓こそが仕事の第一歩、とも言えるのです。

整理整頓の順番

デスク周りを片付ける際は、まずは「整理（ものを減らすこと）」からはじめましょう。これは、整頓の前に“本当に必要なもの”を把握することが重要だからです。
整理の順番は「出す」→「分類する」→「捨てる」です。そして最後に整頓として、「しまう」を行います。はじめにものを引き出しなどの外にすべて出し、ジャンルごとに分けましょう。その後、一定期間使わなかったものについてはその場で捨ててしまいます。この手順で残ったものこそが“本当に必要なもの”となりますので、最後にもとの場所にしまいます。

場所ごとの整頓方法

＜デスクの上＞
デスクの上には何も置かないのが鉄則。作業スペースがなくては、仕事は捗りません。とはいえ、使用頻度の高いものについては目に入るところに置いておきたいもの。その際には収納グッズなどをうまく使ってデスク上のスペースを有効に使えるように工夫しましょう。
＜引き出し＞
引き出しは手前から使用頻度の高いものを並べていくのが大切です。また、センターの引き出しについては、分類が難しいものを一時退避する場所にするために、あえて“何も入れない”という使い方もオススメ。ただしその場合は、小まめに整理整頓を行うようにしましょう。
＜デスクの下＞
デスクの下にダンボールを置いて物置代わりにしている人もいますが、これはNG。場所が決まらないものの一時避難に使うのはいいですが、基本的には何も置かないほうがよいでしょう。

書類の上手な保存法

気が付くと大量に積み重なってしまう書類。近年では、ペーパーレス化が進んでいるとはいえ、まだまだ紙の書類を利用する場面は多いでしょう。そこでここからは、書類の上手な保存法についてご紹介します。

まずは書類の流れについて確認しましょう

＜作成→保管→保存→廃棄＞
上記は「書類が廃棄されるまでの流れ」です。作成された書類はその後“保管”されます。保管とは、「必要なときにすぐ取り出せる状態を」指します。内容の修正や追加を行うのが前提で、身近な場所に置いておくことです。完成した書類は次に“保存”されます。保存は保管と違い、「現状のまま倉庫などにしまっておくこと」を言います。そして、もう使用しないことが分かったり、保存期限が切れたりしたときには“廃棄”を行います。

大切なのは保存の方法

書類の保管は簡単です。たとえばデスクの引き出しに入れたり、ロッカーや共用の棚に入れたりしておくだけでOKです。一方、“保存”となると、少し話が変わってきます。
保管文章に比べて保存文書は年月とともにどんどん溜まっていきます。そのため、何も考えずにストックしていくと、いざ必要となったときに捜す手間が大きくなってしまうのです。こうした事態を回避するには、まず項目ごとに書類を分けることからはじめましょう。
しかしここで注意してほしいのは、あまりに項目を増やしすぎない、ということです。細かく分けると一見便利そうですが、実際に使ってみるとかえって分かりにくくなってしまうケースが多いようです。そのため、分類は7つ以内にしてファイリングするよう心がけましょう。

捨てる時期がポイント

書類は、キレイに分類するだけでなく、廃棄の時期を決めておくことがうまく保存するポイントです。そのため、「作成から○ヶ月で捨てる」「年度末にまとめて捨てる」といった廃棄時期のルールを、部署やプロジェクトチームごとにあらかじめ決めておくとよいでしょう。また、期限内であっても、不用となった書類は都度捨ててしまうことも大切です。たとえば、パソコン内にデータで残っているものや、取引先から取り寄せられる資料などは、いつでも手に入りますので思い切って処分してしまいましょう。

デスクや書類をスッキリさせて、気持ちのいいオフィスに

ごちゃごちゃしたデスクでは、気持ちも考えもスッキリしません。会社で整理整頓の時間を設けるなどの決まりをつくったりして、組織全体が業務効率がアップする環境づくりを目指しましょう。