業務効率化の鍵！オフィスの整理整頓術！～PC編～

• オフィス

2015.11.10

整理整頓と聞くと、目の前にある「もの」ばかりを考えてしまいますが、それだけでは不十分。オフィスの仕事では、目に見えない書類――つまりパソコンのデータ書類など整理整頓も非常に重要です。お掃除を通して快適な環境をご提案するサニクリーンの「おそうじマイスター」が今回ご紹介するのは、「PC（デスクトップ）の整理整頓」です。

ごちゃごちゃなデスクトップが仕事の妨げに

今やPCは、ほとんどのオフィスワーカーにとって、なくてはならないアイテムとなりました。しかし、毎日業務に使っていると、デスクトップがごちゃごちゃになったり、ファイルやフォルダが増えすぎたりして、探しているファイルがどこにあるか分からなくなるといったことも起きてきます。これでは必要なファイルひとつを捜すのにも時間がかかりますし、作業の妨げにもなってしまいます。

デスクトップが散らかってしまう原因

PCのデスクトップというのは、その名の通り「机の上」を指します。そのため、ここにファイルやフォルダやショートカットがあるというのは、自分の机の上に書類などが散乱しているのと同じ状態と言えます。以下は、よくあるデスクトップが散らかる原因です。

✔作業中のファイルをいったんデスクトップに保存して、完了後もそのままにしている

✔ネットからダウンロードしたファイルをデスクトップに移し、そのまま放置している

✔メールの添付ファイルを確認するためにデスクトップに置いて、そのまま忘れている

✔とりあえず何でもかんでもデスクトップに保存するクセが付いている

デスクトップを散らかさないために心がけたい4つのポイント

デスクトップをキレイな状態に保つには、整理整頓のための4つのポイントについて実践することが大切です。普段から心がけることで、簡単に整理整頓ができます。

その1 デスクトップに置いていいファイルは3列まで

気が付くといつもデスクトップがぐちゃぐちゃになっているというケースに有効なのは、ファイルやフォルダが常に3列以内になるよう心がけること。それを超えたらデスクトップを片付けるタイミングと考え、整理整頓を行うクセを付けるとよいでしょう。

その2 フォルダは3階層まで

デスクトップを整理整頓したらしたで、今度はファイルが見つからなくなってしまうというトラブルもよくあります。このような場合、ファイルを置くフォルダの階層を深くしすぎている可能性があります。ファイルへのアクセスは「フォルダ3階層以内」が理想と言われています。どうしても階層が深くなってしまう場合は、ショートカットなどを作成してすぐにアクセスできる環境をつくりましょう。

その3 ファイル名は日付を先頭に記入

ファイル名を付ける際にもひと工夫。たいていの場合、使用するファイルというのは直近で利用したものになります。そのため、ファイル名の先頭に日付を入れておけば、検索の際に楽になります。たとえば2015年12月31日であれば、「151231ファイル名」といった感じです。ソートする際も便利ですし、直接日付を指定してファイル検索を行うのにも使えます。

その4 削除候補フォルダがあると便利

「そこまで使わないファイルだけど、今は捨てていいか判断に困る」といったファイルは、「削除候補フォルダ」をつくってとりあえず入れておくのがオススメです。そのままデスクトップに置いたままにしておくと、いつまでも使われないまま作業の邪魔になることもあります。一時的に分けておいて、最終的に捨てても大丈夫なタイミングが来たらゴミ箱に入れてしまいましょう。

PCの整理整頓で効率化とストレス軽減を

PCのデスクトップをすっきりキレイにするだけで、仕事の効率がアップするだけでなく、作業中のストレス軽減にもつながります。オフィスで働く一人ひとりが心がけるのはもちろん、会社側から定期的に整理整頓を従業員に促し、快適な業務環境づくりを進めるようにしましょう。